Artikel Pensioen Bestuur & Management: Intern toezicht levert waardevolle resultaten op

Intern toezicht levert waardevolle resultaten op

PFG vraagt jaarlijkse visitatie

Momenteel worden er steeds meer resultaten van visitatiewerkzaamheden bekend. Hieruit blijkt dat fondsbestuurders de toegevoegde waarde van deze vorm van intern toezicht ontdekken. Maar we zijn er nog lang niet. Er is nog een grote slag te maken.
Ernö Kalmár
Manager Visitatie Commissie Pensioenfondsen B.V
.

Met de invoering van de Pensioenwet zijn de principes voor goed pensioenfondsbestuur van kracht geworden. Goed pensioenfondsbestuur, ofwel pension fund governance (PFG), betreft zorgvuldig bestuur, openheid en communicatie, verantwoording en intern toezicht. Als het gaat om intern toezicht, zien veel pensioenfondsbesturen (ruim 80%) het instellen van een visitatiecommissie als één van de meest praktische oplossingen.

Implementatie
Onderzoek van de SER en praktijkervaring bevestigen dat de meeste pensioenfondsbesturen de implementatie van PFG (voldoende) voortvarend ter hand hebben genomen. Helaas komt het nog steeds voor dat PFG als doel wordt gezien, en niet als een middel om te komen tot het beter besturen van een pensioenfonds. Te vaak merk ik dat besturen het installeren van het verantwoordingsorgaan en het sec benoemen van een orgaan voor intern toezicht gelijk stellen aan een goede implementatie van PFG. Ik ben van mening dat het meer is dan dit. Voor een goede verankering van het intern toezicht is het namelijk noodzakelijk dat het fondsbestuur en het verantwoordingsorgaan gezamenlijk optrekken en actiever en met meer betrokkenheid invulling geven aan PFG. Of dit binnen de huidige kaders van zelfregulering tot stand gaat komen, lijkt me een onafhankelijk onderzoek waard.

Onafhankelijk
In ieder geval krijgen besturen een steeds helderder beeld van de toegevoegde waarde van goede governance voor het pensioenfonds. Hierdoor zullen de fondsen bij de invulling van PFG steeds minder vaak kiezen voor een minimalistische benadering. Helemaal als het gaat om intern toezicht. Maar er zijn nog steeds pensioenfondsen die ervoor kiezen om over en weer bij elkaar te visiteren. Om de onafhankelijkheid te waarborgen ben ik van mening dat deze vorm van visitatie niet meer toegestaan zou moeten worden. Daarnaast blijkt uit onderzoek van De Nederlandsche Bank dat veel fondsen voor een visitatie eens in de drie jaar kiezen. Vaak is deze keuze slecht gemotiveerd. Sommige fondsen zien driejaarlijkse visitatie nog steeds als de minst belastende en financieel aantrekkelijkste oplossing.

Visitatiecommissie aan het werk
Een goede visitatiecommissie bestaat uit drie onafhankelijke deskundigen die ieder vanuit hun eigen discipline en aandachtsgebied het intern toezicht uitvoeren. Zij bestrijkengezamenlijk het totale deskundigheidsterrein van een pensioenfondsbestuur. Het bestuur moet zich voldoende in de opdracht aan, en de werkwijze van, de visitatiecommissie verdiepen. En uiteraard in de samenstelling van de commissie. Hiervoor moet het bestuur helder in beeld hebben welke kwaliteitseisen het aan de individuele commissieleden stelt. Daarbij siert het de pensioenfondsbestuurders als zij ook personen van buiten de pensioensector zitting laten nemen in de visitatiecommissie. Het gaat immers in belangrijke mate om het beoordelen van beleid- en bestuursprocessen en -procedures. Veel pensioenfondsbesturen onderschatten echter de tijd die nodig is om een volledige visitatie uit te voeren. Een gedegen visitatie beslaat minimaal vier dagen per visitatielid. Hieronder vallen een serieus selectieproces door het bestuur, een nauwkeurige voorbereiding door de commissie inclusief diepgaande interviews, en een kwalitatief goede schriftelijke en mondelinge rapportage.

Resultaten uit de praktijk?
De resultaten van verschillende visitaties hebben inmiddels al veel waardevolle informatie opgeleverd. Met deze informatie kunnen pensioenfondsen hun prestaties en daarmee de invulling aan PFG verbeteren. Hieronder bespreek ik een aantal van deze resultaten.

Compliance en risicobeheersing
Daar waar kwalitatief goede visitaties zijn uitgevoerd, onderkennen fondsbesturen (en in haar kielzog de verantwoordingsorganen) in toenemende mate de toegevoegde waarde van visitatie. Zij zijn zeer positief over de resultaten. Daarom vervangen al behoorlijk wat pensioenfondsen de wettelijk verplichte driejaarlijkse termijn voor een jaarlijkse visitatie. Daarmee nemen zij een voorschot op een van de aspecten uit de brief van Minister Donner van 4 december 2009. Een gedegen visitatieplan zou hieraan nog meer structuur geven. Tevens laten visitaties veelal zien dat veel besturen (te) zwaar leunen op adviseurs en uitvoerders. Dat maakt hen kwetsbaar. Een bestuur moet goed overwegen of, en zo ja, op welke terreinen aanvullende kennis en expertise moet worden ingehuurd. Het bestuur is en blijft immers verantwoordelijk voor het gevoerde beleid.

Verslaglegging en verantwoording
Uit notulen en verslagen van pensioenfondsen blijkt niet altijd duidelijk hoe en of er sprake is van evenwichtige belangenbehartiging. Notulen bestaan soms louter en alleen uit besluiten en/of actielijsten. Ook stellen visitatiecommissies vast dat besturen niet altijd zorgvuldig omgaan met het op peil houden van de deskundigheid van de eigen leden en van de leden van andere organen (verantwoordingsorgaan, deelnemersraad). Als er al een deskundigheidsplan is, wordt daar vaak niet naar gehandeld. Zo is de opvolging vaak onvoldoende georganiseerd en niet verankerd in de bestuurscyclus. Een rooster van aftreden voorkomt dat kennis en ervaring verloren gaan. Ten slotte is de risicobeheersing niet op alle terreinen goed vormgegeven. Met name de operationele risico’s worden nogal eens onderschat en zijn niet altijd in kaart gebracht.

Communicatie
Menig pensioenfonds kan nog het nodige verbeteren aan de deelnemerscommunicatie. Niet in alle gevallen is een communicatie(beleids)plan aanwezig. Daar waar wel een plan is, dient nog een slag gemaakt te worden om aanwezige risico’s op transparante wijze aan de deelnemer inzichtelijk te maken. Maar niet alleen communicatie omtrent de risico’s voldoet niet, ook blijkt dat de algemene pensioeninformatie voor de deelnemers vaak onduidelijk en onbegrijpelijk is.

Zijn we er nu al?
We zijn een heel eind in de goede richting, maar ik ben van mening dat we als sector nog een verdiepingsslag moeten maken. Besturen dienen de invulling van intern toezicht absoluut serieus te nemen. Dat betekent bijvoorbeeld nog beter nadenken over wat je als bestuur van de visitatiecommissie verwacht. Daarvoor dient de commissie een duidelijke opdracht mee te krijgen. Ook is het verstandig een visitatieplan voor meerdere jaren op te stellen. Daarin kan dan ook de samenstelling van de commissie worden meegenomen, waarbij het bestuur op een continue, evenwichtige samenstelling moet letten. Dat betekent dat alle deskundigheidsterreinen die binnen het fondsbestuur aanwezig moeten zijn, ook aanwezig moeten zijn binnen de visitatiecommissie. Mijn overtuiging is dat een goede visitatie waarde toevoegt. En de praktijk levert hiervoor het bewijs!

Samenvatting
De resultaten zijn zeer positief. Daarom vervangen al behoorlijk wat pensioenfondsen de wettelijk verplichte driejaarlijkse termijn voor een jaarlijkse visitatie.
De tijd die nodig is om een gedegen volledige visitatie uit te voeren wordt onderschat.
Een goede visitatiecommissie bestaat uit minimaal drie onafhankelijke deskundigen, die ieder vanuit hun eigen discipline en aandachtsgebied het intern toezicht uitvoeren.
Visitaties maken duidelijk dat veel besturen (te) zwaar leunen op adviseurs en uitvoerders. Dat maakt hen kwetsbaar.
Operationele risico’s worden nogal eens onderschat en zijn niet altijd in kaart gebracht.
Menig pensioenfonds kan nog het nodige verbeteren aan de deelnemerscommunicatie.
Een goede visitatie voegt absoluut waarde toe. De praktijk levert hiervoor het bewijs.

Reageer